El Departamento de Planificación y Uso del Suelo (PLUS) de la Ciudad de Nantucket, en colaboración con la Administración Municipal e IronMountain, lanza una iniciativa para digitalizar su extensa colección de documentos de planificación, zonificación, distritos históricos y uso del suelo. Este proyecto busca mejorar la accesibilidad, agilizar los procesos de consulta y preservar registros vitales para las generaciones futuras.

Descripción general del proyecto

El Proyecto de Archivo Digital (eDocs) es una iniciativa de dos fases diseñada para modernizar el almacenamiento y la accesibilidad de los registros PLUS. El proyecto consistirá en recopilar, preparar, escanear y subir documentos al archivo digital centralizado del Municipio. Debido a la necesidad de equipos y recursos de escaneo especializados, IronMountain realizará todo el escaneo en unas instalaciones fuera de la isla.

• Fase Uno (abril - junio de 2025): Digitalizar aproximadamente la mitad de los documentos del departamento.
• Fase Dos (septiembre – noviembre 2025): Finalización del proceso de digitalización.

Beneficios del Proyecto

*Accesibilidad mejorada: Acceso optimizado a documentos críticos de planificación, zonificación e históricos.
*Preservación de registros históricos: salvaguardar registros esenciales para las generaciones futuras.
*Mayor eficiencia: Modernización del almacenamiento y la recuperación para respaldar la transparencia gubernamental y la eficiencia operativa.
*Sostenibilidad: Reducir la dependencia de archivos en papel para promover prácticas respetuosas con el medio ambiente.

Disponibilidad de documentos durante el proyecto

Mientras el proceso de digitalización esté en curso, podría haber un retraso de 24 a 48 horas si los documentos solicitados están en producción. De lo contrario, el acceso se mantendrá sin interrupciones.

Resumen del presupuesto

La asignación presupuestaria del proyecto ha sido aprobada en cuatro asambleas municipales:

• Asamblea Municipal Anual 2021: $250,000
• Asamblea Municipal Anual 2022: $250,000
• Asamblea Municipal Anual 2023: $500,000
• Asamblea Municipal Anual 2024: $500,000

Proveedor del proyecto

• IronMountain, Inc. es la empresa responsable del escaneo especializado en una instalación fuera de la isla.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué la ciudad de Nantucket está digitalizando sus documentos de planificación y uso del suelo? Para mejorar la accesibilidad, la eficiencia y la preservación de información crítica sobre el uso del suelo, al mismo tiempo que se promueve la transparencia y se reduce la dependencia de archivos físicos en papel.
2. ¿Podré seguir accediendo a los documentos durante el proceso de digitalización? Sí, pero puede haber una demora de 24 a 48 horas si los documentos solicitados se están digitalizando actualmente.
3. ¿Cuándo se completará el proyecto? Se espera que la Fase Uno concluya en junio de 2026 y la Fase Dos en noviembre de 2026.
4. ¿Quién está gestionando este proyecto? El proyecto está siendo gestionado por Kevin Manuel en colaboración con IronMountain, Inc.